Przypomnij sobie spotkania, w których brałeś udział w ciągu ostatnich kilku lat. Czy zmienił się sposób prowadzenia tych spotkań? Czy środowisko jest inne?
Wszystko ewoluuje, także biznes i sposób, w jaki kontaktujemy się z innymi ludźmi. Spotkania odbywają się z wielu różnych powodów, od przekazywania informacji, wydawania poleceń, ewentualnie z powodów dyscyplinarnych, po burze mózgów, współpracę i komunikację z ludźmi na drugim końcu świata. W dzisiejszych czasach spotkania są o wiele bardziej techniczne niż kiedykolwiek wcześniej i jest to zdecydowanie największa zmiana.
Aby dostosować się do tych technicznych sposobów, musimy przyjrzeć się środowisku, w którym odbywają się te spotkania. Mowa tu oczywiście o sali posiedzeń zarządu.
Tak, to miejsce, które kiedyś budziło strach w sercach pracowników biurowych na całym świecie, teraz jest miejscem przeznaczonym do komunikacji i współpracy, a nie do wydawania poleceń i spotkań powodujących ziewanie! Nie oznacza to, że nie będziesz miał do czynienia z pojedynczymi spotkaniami, które chciałbyś zakończyć raczej wcześniej niż później, ale ogólnie rzecz biorąc, spotkania w sali konferencyjnej są zaprojektowane tak, aby były bardziej otwarte, komunikatywne i nastawione na współpracę.
Co zatem powinieneś wiedzieć o projektowaniu idealnej sali konferencyjnej dla swojej organizacji?
Należy unikać dusznych, staroświeckich projektów i dążyć do czegoś bardziej innowacyjnego, co sprawi, że pracownicy będą zaangażowani i czujni, a także czegoś, co pozwoli technologii wykonywać swoje zadania.
Sprawdźmy kilka rzeczy, których potrzebujesz w swojej nowej sali konferencyjnej.
Komfort to podstawa!
Powiedzmy sobie szczerze, że sale konferencyjne w starym stylu nigdy nie były zbyt wygodne. Krzesła były twarde, stoły długie i budzące strach, a klimatyzacja była albo zbyt gorąca, albo zbyt zimna. Z pewnością każdy z Was uczestniczył już w takim spotkaniu? Mając to na uwadze i chcąc utrzymać zaangażowanie pracowników w omawianym temacie, wygoda jest kluczem do sukcesu.
Krzesła do sal konferencyjnych nie muszą być twarde i niewygodne - mogą być wyściełane i miękkie, a ponadto można je łatwo wkomponować w zabawny wystrój wnętrza lub coś bardziej współczesnego. Mówiąc o wygodzie, mamy na myśli nie tylko coś do siedzenia i stół, o który można się oprzeć, ale także inne elementy, takie jak fontanna z wodą, być może ekspres do kawy, otwarte okna zapewniające dopływ powietrza, dobre oświetlenie, może kilka roślin tu i ówdzie. Mówimy o stworzeniu idealnej przestrzeni do spotkań, takiej, w której można wygodnie siedzieć przez dłuższy czas. Spotkania mogą trwać pół godziny, ale mogą też trwać cały dzień. Niezależnie od tego, jak długo Twoi pracownicy przebywają w tym pomieszczeniu, muszą czuć się komfortowo, aby mogli produktywnie pracować nad tym, o czym rozmawiają i co tworzą, a to nie dotyczy tylko mebli biurowych na zamówienie.
Pożegnaj się z rzutnikiem, przywitaj się z wideokonferencjami i tablicami
Technologia to jeden z największych dodatków do sal konferencyjnych nowej ery, dlatego aby nie pozostać w tyle, musisz zastanowić się, w jaki sposób możesz ją wykorzystać w swojej przestrzeni konferencyjnej. Pomyśl o takich rozwiązaniach, jak inteligentna tablica, która jest tablicą, komputerem i rzutnikiem multimedialnym w jednym urządzeniu. Oznacza to, że podczas współpracy pracownicy mogą zapisywać pomysły, sprawdzać je w Internecie i robić to wszystko szybko, bez konieczności zapisywania, wracania do biura, sprawdzania i wracania. Oszczędza to czas i sprawia, że w całym pomieszczeniu panuje bardziej innowacyjna i zachęcająca atmosfera.
Jeśli zależy Ci na czymś mniej kosztownym, w sali powinien znajdować się przynajmniej laptop lub komputer stacjonarny połączony z tablicą interaktywną. Dzięki temu delegaci z zewnątrz lub zespoły z organizacji mogą prezentować slajdy i informacje innym członkom personelu, które następnie mogą być szerzej omawiane.
Dobrym pomysłem jest umieszczenie w sali kilku komputerów, być może z tyłu, gdzie można umieścić interaktywną stację edukacyjną. Można tam również umieścić drukarkę, aby można było rozsyłać kopie pomysłów i zabierać je ze sobą na spotkanie. Wszystkie te technologie sprawiają, że spotkania są łatwiejsze i bardziej sprzyjają współpracy.
Oczywiście możliwe jest prowadzenie rozmów wideo z członkami personelu, którzy pracują na odległość, a nawet z klientami znajdującymi się na drugim końcu świata. Dzięki temu cały pokój może podzielić się swoimi pomysłami, a osoba, która nie jest obecna osobiście, może być obecna wirtualnie!
Istnieje wiele opcji oprogramowania do prowadzenia rozmów wideo, a w razie potrzeby można nawet skorzystać ze starego, dobrego Skype'a! W przypadku mniejszych firm, które chcą ograniczyć koszty technologiczne do minimum, można skorzystać z bezpłatnego oprogramowania do prowadzenia rozmów, pod warunkiem że firma dysponuje wysokiej jakości łączem internetowym.
Innowacyjna konstrukcja
Wspomnieliśmy o komforcie, ale co z wyglądem pomieszczenia? Czy chcesz zastosować stary szaro-biały motyw, który nie wywołuje zbyt wielu emocji? To nie jest najlepszy pomysł, niezależnie od tego, jak bardzo staroświecki chcesz być! Zamiast tego przyjrzyj się opcjom kolorystycznym, które zachęcają ludzi do rozmowy i komunikacji.
Możesz wybrać uspokajający niebieski schemat kolorów, może zielony dla odmiany, aby dodać ukłon w stronę natury i spokoju. Możesz wybrać czerwień lub pomarańcze, które są znane jako kolory ogniste i mogą przyczynić się do intensyfikacji rozmów i burzy mózgów. Jako ludzie jesteśmy pod silnym wpływem naszego środowiska i otoczenia, więc jeśli chcesz, aby ludzie rozmawiali, współpracowali ze sobą i przedstawiali nowe pomysły, musisz zapewnić im otoczenie, które w pierwszej kolejności zainspiruje ich do tego rodzaju reakcji.
Unikaj staromodnego, długiego stołu konferencyjnego, a postaw na mniejsze stoliki, a może nawet fotele, które zapewnią dodatkową wygodę! Co powiesz na biały stół do sali konferencyjnej, który będzie czymś bardziej osobliwym? Chodzi o to, by myśleć nieszablonowo i pozbyć się starego strachu przed salą konferencyjną, zastępując go czymś świeżym i nowym, a może nawet nieco dziwacznym!
Zmiana sposobu prowadzenia zebrań
Wspomnieliśmy już o tym, że większość ludzi odczuwa strach, gdy jest wzywana do sali posiedzeń zarządu. Prawdopodobnie nigdy się to całkowicie nie zmieni, ale kiedy mówimy o spotkaniach i współpracy, musimy być w stanie stworzyć przestrzeń, która będzie inspirować do pomysłów i rozwiązań, a nie wywoływać strach czy nudę. Z pewnością zdarzyło Ci się kiedyś uczestniczyć w spotkaniu, podczas którego Twoje oczy zrobiły się ciężkie, jest Ci niewygodnie, jest Ci za gorąco lub za zimno i chciałbyś, żeby ta osoba przestała już mówić? Tego typu spotkania ciągną się w nieskończoność, a kiedy już myślisz, że dobiegną końca i będziesz mógł wreszcie wyjść, ktoś inny podsuwa Ci kolejny pomysł. Nie jest to najlepsze doświadczenie i kiepskie wykorzystanie naszego czasu pracy!
Wiele organizacji decyduje się na coś, co nazywa się "spotkaniami na stojąco" i jest to świetny sposób na zakończenie spotkania, które nie powinno trwać zbyt długo! Zasadniczo chodzi o to, że kiedy stoisz, nie dasz się wciągnąć w rozmowy, które odbiegają od tematu, i jest bardziej prawdopodobne, że spotkanie będzie zwięzłe i zakończy się tym, co powinno zostać zrobione. Można to wykorzystać do szybkich spotkań informacyjnych, ale jeśli chodzi o gromadzenie ludzi w celu wymiany pomysłów, trzeba bardziej wczuć się w ich potrzeby.
Komfort jest wszystkim, należy zadbać o poczęstunek, inspirujące otoczenie i technologię, która znacznie ułatwia cały proces. Nie trzeba wydawać fortuny na najnowsze pakiety oprogramowania; wystarczy określić, czego się potrzebuje, i rozejrzeć się po sklepach.
Jeśli chcesz stworzyć idealną przestrzeń dla zarządu, nie zapomnij o podstawowych meblach biurowych, które są na pierwszym miejscu. Dzięki sprytnemu i inteligentnemu planowaniu przestrzeni biurowej możesz stworzyć najbardziej komfortowe elementy pomieszczenia, a następnie od nich rozpocząć pracę.
Jakie masz pomysły na stworzenie wesołej i zabawnej sali konferencyjnej? Czy są jakieś niezbędne elementy, które Twoim zdaniem mogliśmy pominąć? Stworzenie wspaniałej, innowacyjnej sali konferencyjnej jest kluczem do zapewnienia pracownikom komfortu podczas długich spotkań, co samo w sobie będzie inspirować produktywność, pomysły i komunikację.
Czy byłeś ostatnio w szczególnie dobrze zaprojektowanej sali konferencyjnej? Podziel się swoimi pomysłami, dlaczego była tak wspaniała, i pomóżmy wszystkim stworzyć salę konferencyjną, która spełni wszystkie oczekiwania - z dala od staromodnego szarego/nudnego schematu kolorystycznego, który wszyscy znamy i nie lubimy!
